Vi har alle sammen værktøjer, applikationer, services, sites, hardware med
videre som vi er mere eller mindre er afhængige af, og jeg har altid være glad for at læse hvad
andre bruger og kan anbefale. Det giver tit anledning til enten at prøve noget nyt eller blive
inspireret til selv at gå på jagt. Denne serie beskriver de ting som jeg bruger i min dagligdag
og som jeg nødigt vil være foruden - derfor titlen "De uundværlige". Se her for at finde alle indlæg i serien.
|
Jeg har i flere år brugt Exchange (hostet) på serversiden og Outlook/Windows Mobile på klientside til at håndtere mine mails, kontaktpersoner og kalender i vores domæne (cronberg.dk), men flere faktorer tvang mig til at lede efter andre løsninger. For det første var der et økonomisk aspekt (der bliver flere og flere i familien ;), jeg er træt af at hænge på Outlook (arbejder fra en del forskellige maskiner), det er ikke nemt at dele og oprette separate kalendere (i hvert fald ikke som jeg gerne vil have det), og jeg syntes ikke at Outlook Web Access er god nok (der er ikke noget værre end at skulle søge efter en mail i OWA).
Efter lidt søgen valgte jeg at konvertere til Google Apps som findes i en standard- og Premierudgave (samt versioner til det offentlige, uddannelsesinstitutioner mv). Standardudgaven er gratis og premierudgaven koster i skrivende stund £40 pr. bruger og tilbyder funktioner rettet direkte mod virksomheder (mere plads pr. bruger, Single Sign-On, tvungen SSL, fuld support mv). Jeg syntes nu ikke vi havde det store behov for premierudgaven, så hele cronberg.dk ligger derfor i dag under standardudgaven og er dermed helt uden omkostninger.
Google Apps Standard giver os følgende muligheder:
- Gmail: Alle i familien har deres egen Gmail med en mailadresse under cronberg.dk med ca. 7 gb plads til mails. Hele GMail-konceptet er jo som bekendt baseret på en Web-brugerflade (selv om man kan knytte forskellige klienter til - herunder Outlook) og er helt forrygende. Det eneste man som Outlook bruger skal forstå og vende sig til er brugen af etiketter (labels/tags) i stedet for mapper, men er 10 øren først faldet er den feature fuldstændig uundværlig. Søgefunktionaliteten er naturligvis helt i top, og er man så heldig at have en Android-telefon er mails tilgængelig på telefonen efter en kort og simpel opsætning. Jeg har i øvrigt installeret Google Talk på min primære (Windows 7) maskine. Det er ikke for at kunne "snakke" men fordi applikationen kan sættes op til at give besked når der er kommet mails. På den måde bliver jeg kort informeret om ankomne mails lige som Outlook gør.
- Kalender: Alle i familien har sin egen kalender, og vi har flere fælles kalendere (feks ferie-kalender). Det er nemt at kontrollere hvem der har adgang til hvilke kalendere, og der er masser af "officielle" kalendere på nettet som nemt kan integreres. Igen - har man en Android telefon bliver kalenderne tilgængelig næsten af sig selv, og det er muligt at se, oprette, tilrette og slette aftaler i alle kalenderne (såfremt man har rettighed til det naturligvis).
- Kontaktpersoner: Det er nemt at søge kontaktpersoner frem, og de er naturligvis synkroniseret med Android.
- Dokumenter: Det er muligt at oprette sine egne online dokumenter, regneark, præsentationer, formularer samt tegninger, og eventuelt dele disse med medlemmer af domænet og eksterne Google-brugere. Jeg er faktisk begyndt at bruge det en smule, men der mangler fortsat en del funktionalitet og stabilitet før det kan erstatte en klientløsning som MS Office eller Open Office. Jeg er dog ikke i tvivl om fremtiden ligger i denne type af online applikationer, og mange brugere (de fleste?) vil sikkert allerede i dag have deres behov så rigeligt dækket med Google Docs (som det hedder). Om det så er Google, Microsoft, Zoho eller andre der løber med de fleste brugere må fremtiden vise, men jeg er ikke i tvivl om at mine to drenge aldrig vil komme til at distribuere skoleopgaver ved hjælp af en USB stick eller mails. Google Docs er en utroligt imponerende service, og hvis du ikke kender til det bør du prøve at arbejde lidt med det.
- Websteder: Goggle Apps tilbyder en ret avanceret CMS løsning som gør det nemt at oprette og vedligeholde små eller store websteder. Man kan (så vidt jeg ved) oprette så mange man ønsker, og selv vælge om det skal være private websteder der kræver login eller offentlige websteder. Jeg bruger det en gang i mellem for at spare tid, og har således oprettet eksempelvis et site til vores lokale grundejerforening og et site til min seneste bog (http://www.bogenomaspnet.dk).
Selve konverteringen til Google Apps er forløbet ret smertefrit. Oprettelsen sker mere eller mindre ved blot at klikke på "Ja tak"-knappen, men der kan være lidt fnidder omkring opsætning af DNS. Det er dog rimeligt godt beskrevet hos Google, og der findes mange vejledninger på nettet. Se eksempelvis
Steven Snedkers vejledning. Min største frygt i forbindelse med konverteringen var mængden af manuelt arbejde ved kopiering af data, men det viste sig at være meget nemt. Jeg brugte
Google Apps Migration for Microsoft Outlook som klipper data fra Outlooks PST-fil og kopiere dem til Google Apps. Flytning af mine egne data bestod således blot af et par klik med musen og en ventetid på nogle timer - så var ca 2 gb gamle mails, kontaktpersoner og samtlige kalenderaftaler kopieret.
Nu har vi været et stykke tid hos Google Apps, og jeg skal ikke retur til rene klientløsninger eller Exchange lige foreløbig – Google Apps spiller bare.